All hospitals participating in the Ontario Case Costing Initiative undergo four Milestone Reviews. The objectives of these reviews are:
The Reviews take place throughout the planning, development and implementation of hospital case costing systems to examine the capture, interface and processing of data. Criteria have been developed to ensure adherence to the case costing standards. A variety of techniques are used, including site visits, interviews, reconciliations, and data analysis.
Milestone 1 – Building Blocks
The main objective of this initial review is to assess the status of the hospital in terms of planning and development of the required case costing systems. The Review takes place at the onset of the planning stages.
Considerations for Implementation
The items discussed in this document do not need to be submitted as part of the Milestone 1 Review; however they would be of benefit at the facility level if completed.
Milestone 2 – Pre-Go-Live Check
The goal of this review is to examine the data capture, data interface, and data quality mechanisms to ensure reliable and valid data by each of the components of the case costing system. The Milestone 2 Review includes two parts. Part I is the review of the Data Capture and Data Quality components. Part I consists of a hospital site visit. Interviews will be conducted with representatives from various hospital areas. These visits occurred in randomly selected functional centres. Part II involves the review of Data Interfacing components. This will occur during the implementation phase of the Provincial Software Solution.
Milestone 3 – Three Months Test Data
The purpose of this review is to conduct reconciliations between the data from various feeder systems and the costing system. The costing system is analyzed to ensure accuracy, consistency and comprehensiveness of data collection for the first three months of data.
The hospital cost data is brought together with the corresponding discharge abstract from CIHI. The data is analyzed for any irregularities that may indicate systematic problems in the case costing system and/or deviations from the case costing standards.
Hospitals are required to resolve all issues identified prior to submitting the full year of data.
Milestone 4 – One Full Year of Data
The purpose of the Milestone 4 review is to analyze one year of case cost data. The Review methodology is identical to the analysis performed on the first three months of data submitted as part of the Milestone 3 Review. Hospitals are required to resolve all issues identified in the review report. Ad hoc support is provided to hospitals requiring assistance resolving the identified issues.
Once the hospitals have successfully completed all of the Milestone Reviews, their data is added to the OCCI Database.
For information on Methodology and Audit updates please contact info@occp.com
Tous les hôpitaux participant à l’Initiative ontarienne de coût par cas font l’objet d’examens à des étapes marquantes. Ces examens visent à :
Les examens ont lieu tout au long de la planification, de l’élaboration et de la mise en œuvre des systèmes d’établissement des coûts des hôpitaux afin d’examiner la saisie, l’interface et le traitement des données. Des critères ont été établis afin d’assurer le respect des normes d’établissement des coûts des cas. Diverses techniques sont utilisées, notamment des visites de sites, des entrevues, des rapprochements et l’analyse de données.
Étape marquante 1 – Éléments de base
Le principal objectif de ce premier examen est d’évaluer la situation de l’hôpital au chapitre de la planification et de l’élaboration des systèmes requis d’établissement des coûts des cas. L’examen a lieu dès le début des étapes de la planification.
Considérations pour la mise en œuvre
Il n’est pas nécessaire d’inclure les points abordés dans le présent document dans l’examen de la première étape marquante mais ils seraient utiles au niveau de l’établissement.
Étape marquante 2 – Vérification préalable
Cet examen a pour but d’examiner les mécanismes de saisie, d’interface et d’assurance de la qualité des données afin que chaque composante du système d’établissement des coûts des cas produise des données fiables et valides. La première partie consiste à examiner la saisie et la qualité des données. Elle inclut des visites dans les hôpitaux. Des entretiens auront lieu avec des représentants de divers secteurs des hôpitaux. Les visites ont lieu dans des centres fonctionnels sélectionnés au hasard. La partie II consiste à examiner des composantes de l’interface des données. Elle a lieu pendant la mise en œuvre de la solution logicielle provinciale.
Étape marquante 3 – Données de l’essai de trois mois
Cet examen a pour but de rapprocher les données des divers systèmes sources et du système d’établissement des coûts. Ce dernier est analysé afin de vérifier l’exactitude, la cohérence et l’intégralité des données recueillies pendant les trois premiers mois.
Les données des hôpitaux sur les coûts sont regroupées avec les résumés correspondants des congés fournis par l’ICIS. L’analyse sert à détecter des irrégularités qui peuvent être des signes de problèmes systématiques qui se produisent dans le système d’établissement des coûts des cas ou de dérogations aux normes d’établissement des coûts des cas.
Étape marquante 4 – Données d’une année complète
Le but de l‘examen de la quatrième étape est d’analyser les données sur les coûts des cas de toute une année. La méthodologie d’examen est identique à l’analyse effectuée pour les données des trois premiers mois présentées pour l’examen de l’étape marquante 3. Les hôpitaux doivent résoudre tous les problèmes relevés dans le rapport d’examen. Ceux qui ont besoin d’aide pour résoudre ces problèmes reçoivent le soutien approprié.
Quand les hôpitaux ont effectué les examens des quatre étapes marquantes, leurs données sont ajoutées dans la base de données de l’IOCC.
Veuillez écrire à info@occp.com pour obtenir des renseignements sur les étapes marquantes, la méthodologie et la vérification.